9 апреля я провела вебинар о том, как перевести команду контент-маркетинга на удалёнку без потери в результате. У меня есть запись вебинара на ютубе, которая длится полтора часа. Для тех, у кого нет времени посмотреть её от начала до конца, я написала краткий конспект.
Почему я решила об этом рассказать
Я перешла на удалёнку из офиса пять лет назад. Для меня удалёнка — идеальный формат, я не вижу плюсов работы в офисе.
Я решила спросить у своих знакомых, почему им нравится работа в офисе и чем не устраивает удалёнка. Вот ответы.
Офис хорош, потому что:
- Все на месте = все на работе = все работают;
- Чёткий распорядок дня;
- Все всегда доступны: если нужно решить вопрос, дошёл до нужного человека ногами;
- Личный контроль над ситуацией и людьми;
- Общение с коллегами: поболтать о жизни на кухне;
- Спонтанность: захотел и собрал всех на встречу.
Удалёнка плоха тем, что:
- Задачи не выполняются;
- Нет личного контроля над людьми и над задачами;
- Все процессы затягиваются;
- Не хватает общения;
- Все сидят по домам и кофейням = точно не работают;
- Сотрудники неорганизованные.
Мой опыт работы на удалёнке показывает, что перечисленные минусы — миф. На удалёнке можно работать так же эффективно, как и в офисе.
В моей команде работает пять редакторов. Четверо из них работают на клиентских проектах, а один отвечает за проекты внутри агентства. Моя задача — следить, чтобы на всех проектах всё успевалось и делалось. У меня это получается благодаря тому, что я наладила работу в трёх рабочих зонах нашей редакции:
- Чёткие результаты;
- Понятный рабочий процесс;
- Личное общение с людьми.
Сформулировать чёткие результаты
Контент-маркетинг должен приносить чёткие результаты. Результаты — это контрольные точки, которые делают работу команды управляемой и прозрачной.
С прошлого года мы в агентстве внедрили систему OKR (Objectives and Key Results): у нас есть годовые OKR всего агентства и годовые OKR редакции. Это такие недостижимые цели, к которым мы стремимся. Показатель нашего успеха: выполнить 70% из запланированного.
OKR редакции я составляю на базе OKR агентства. Потом годовые редакционные OKR я разбиваю на квартальные. Дальше я показываю их своей команде, потому что она должна быть согласна с целями на год и квартал. У каждого редактора есть право голоса, он может сказать, если ему что-то кажется неразумным или нелогичным.
Фрагмент из таблицы с годовыми OKR нашей редакции. Цель — стать супермегаогненными котиками, то есть развивать направление редактуры. Для этого мы придумали, как будем измерять результат, какие задачи нужно выполнить и кто за что будет отвечать
Из годовых и квартальных OKR вытекают личные OKR каждого редактора. Помимо того, что мы должны работать как единое целое, у каждого из нас должны быть свои цели. Я сторонница личной ответственности: каждый человек должен понимать, что есть результат его работы, что он должен сделать для этого результата и как это всё вписывается в общую картину проекта или агентства.
Как сделать так же в своей команде
- Руководитель должен прописать результаты, которые сейчас важны для его проекта. Это может быть, например, трафик, лиды или проведённые исследования.
- Руководитель должен согласовать результаты с командой. Спускать приказы сверху не стоит. Если команда будет с ними не согласна, то работать будет спустя рукава.
- Прописать для каждого участника команды план из конкретных задач с чёткими сроками. Задачи нужно формулировать так, будто её уже выполнили. Не «подумать, как провести вебинар», а «провёл вебинар 30 апреля». А потом разбить задачи на подзадачи: забронировать дату, сделать презентацию и т.д. Подзадачи нужны для того, чтобы у вас на руках был чёткий список, по которому можно понять, что сделано, а что нет.
- Контролировать выполнение задач. Как контролировать, вы решаете сами. У меня это работает так: когда ситуация экстренная, редакторы отчитываются в Слаке по дедлайнам; когда всё спокойно — использую еженедельный план-факт или встречи.
Инструменты, которые я использую:
- Таблица с задачами в гуглдоксах: красим зелёным сделанное, красным — не сделанное.
- План-факты на неделю в гуглтаблицах.
- Мессенджер, чтобы отчитываться о сделанном.
- To-do списки, чтобы не забывать спросить такого-то о том-то тогда-то.
- Личные созвоны.
Пример моего to-do списка. Я использую сервис Todoist.
Выстроить рабочий процесс
Понятный рабочий процесс позволяет прозрачно управлять командой и быстро исправлять ошибки. Я расскажу, как это работает у нас на примере контент-маркетинга агентства. Мы используем:
- доску в Трелло,
- подробные инструкции для разных ситуаций,
- понятную организацию документов в гуглдрайве,
- отчёты в чатах или почте.
Теперь о каждом пункте подробнее.
Визуализировать процесс выпуска контента
У нас процесс по выпуску контента визуализирован в Трелло. Он состоит из колонок-этапов, по которым проходит контент: от идеи до перепубликации.
Одна карточка — это один материал. Если какой-то материал застопорился, я вижу, на каком этапе и кто отвечает за карточку
Написать инструкции и шаблоны для новеньких
Тут же, в Трелло я храню инструкции и шаблоны для новеньких, чтобы они вливались в наш процесс безболезненно. В них я подробно описала, как всё работает.
Это карточка в Трелло с инструкцией «С чего начать статью». В ней я рассказываю, что делать, если карточка с материалом оказалась в этой колонке, куда сохранять гуглдок, как его оформлять и т.д.
Для каждого формата контента у нас есть шаблон, чтобы новые авторы быстрее этот контент выпускали. Обычно я не пишу анонсы вебинаров, но недавно пришлось. Несмотря на то что я не знала, как мы сейчас это делаем, с помощью шаблона я сделала это час: прочитала шаблон, написала первый черновик, дала ему отлежаться, отредактировала и опубликовала. Шаблон снял с меня головную боль придумывать что-то с нуля.
Организовать понятную структуру документов в гуглдрайве
У агентства огромный гуглдрайв. Я в нём иногда теряюсь, поэтому я создала уютный мирок в папке для редакторов. У нас чёткая организация документов, которая состоит из трёх папок. В первой хранится всё, что касается нашей внутренней организации работы. Во второй хранятся документы по клиентским проектам. В третьей — все доксы по контент-маркетингу агентства.
В нашем редакторском канале в Слаке особо важные документы мы закрепляем в шапке чата, чтобы их не искать в гуглдрайве:
Фиксировать отчёт о выполнении задач в чатах или в почте
Как я уже говорила, мои редакторы отчитываются мне о задачах в Слаке или по почте.
С клиентами мы созваниваемся и разбираем все задачи за неделю с помощью план-факта: отчитываемся за задачи предыдущей недели и планируем задачи на текущую. План-факты мы отправляем клиенту на почту, чтобы всё зафиксировать. Клиент может зайти в него, ещё раз посмотреть, что сделано, что нет и задать вопросы.
Как сделать так же в своей команде:
Понять, как выглядит процесс выпуска контента
Выпуск контента во всех редакциях плюс-минус одинаковый, но бывают исключения. Вы можете прочитать статью о том, как это работает у нас, и адаптировать под себя.
Визуализировать процесс
Когда вы поняли, как у вас всё работает, визуализируйте его. Для визуализации редпроцесса на клиентских проектах я использую Miro.
Написать инструкции
Всё, что можно задокументировать нужно задокументировать. Это поможет не тратить время главреда на онбординг новеньких.
Контролировать, что все работают по процессу
Это самое сложное. Люди не любят перемены. Даже самых сознательных иногда приходится пинать, чтобы они работали по процессу, а не так, как им хочется.
Чтобы процесс не рассыпался, его нужно контролировать. Нужен настойчивый человек, который будет всех пушить и говорить, как правильно делать.
Инструменты, которые я использую:
- Miro,
- Трелло, Basecamp, YouTrack,
- почта,
- гуглдрайв.
Пример визуализации редпроцесса для нашего клиента. Верхние стикеры — это название колонок в Трелло. Всё остальное — это описание того, что будет происходить в этих колонках: кто ответственный, как это работает, что нужно сделать, чтобы передвинуть карточку дальше
Регулярно общаться с командой
Общение с командой — это очень важная часть в удалённой работе. Что действительно хорошего в офисе — так это то, что люди там больше общаются, налаживают контакт, поэтому лучше друг друга понимают и настроены на сотрудничество.
Что мы делаем, чтобы поддерживать такое общение? Каждую неделю у меня проходят планёрки с каждым редактором один на один, чтобы почувствовать друг друга, поддержать, порадоваться. Это обычное человеческое общение и под него у меня забронировано время в рабочем календаре. Такие созвоны помогают мне удержать контакт со всеми членами моей команды.
Каждые две недели у нас проходят итоги редакторского отдела, где мы делимся успехами. Также каждые две недели проходят итоги агентства, где все команды делятся успехами и новостями.
Ещё у нас есть еженедельные семинары, где мы делимся опытом и знаниями. Кто-то один предлагает тему и готовит небольшую лекцию.
Как сделать так же в своей команде
Забронируйте заранее время в календаре под личное общение, итоги и семинары. Если вы это не сделаете, созвон не состоится.
Еси вам нечего обсудит по работе, всё равно созванивайтесь просто для того, чтобы поговорить. Это важно. Когда я внедряла личные планёрки, инициатива долго исходила только от меня; я пыталась разговорить ребят. Сейчас инициатива исходит и от них, и это крутой полноценный диалог двух людей.
Инструменты, которые я использую:
- Мы созваниваемся в гуглмите, туда удобно переходит из гуглкалендаря;
- Zoom для созвонов;
- Слак для переписки;
- Телеграм для переписки.
